Förslag om nya regler kring arkivering
Under våren kom ett glädjande förslag från Regering där de föreslår en ändring av kravet på arkivering av bokföringsmaterial. Förslaget innebär att fysiskt bokföringsmaterial inte längre behöver arkiveras om det har digitaliseras och ändringen föreslås börja gälla från och med juli 2024.
Sen tidigare gäller att fysisk bokföringsmaterial i regel ska sparas i 7 år, men om det har digitaliserats så behöver det fysiska originalet sparas i tre år. Det vill säga även fast ett kvitto har fotats eller scannats in så måste det fysiska originalkvittot arkiveras i några år. Detta har inneburit att företag måste spara bokföringsmaterial i pärmar och lådor under väldigt många år, och i det fall man använt ett externt arkiveringsföretag eller hyrt ett förråd kan det kosta en hel del för företaget.
Det nya förslaget innebär att även om bokföringsmaterial kommer in till eller skapas av ett företag i pappersform, behöver det inte längre behållas i fysisk form om det digitaliseras (ex genom att fotas eller scannas). Ett fysiskt kvitto skulle då helt enkelt kunna kastas så snart det fotats. Lagändringen föreslås träda i kraft den 1 juli 2024 och gälla även retroaktivt för redan digitaliserad underlag. Så det innebär att företag som redan arbetat med att digitalisera sina bokföringsunderlag kontinuerligt kommer ha möjlighet att göra sig av med de fysiska originalen så snart lagen antas och träder i kraft.
Vi på Åhnberg & Partners har under många år arbetat med att digitalisera våra kunder redovisning genom att ställa om till e-faktura och digitala kvitton samt digitalisera fysiska underlag. Så det här förslaget på lagändring är otroligt efterlängtat av oss och våra kunder och vi är otroligt positiva till den här förändringen. Här kan du läsa mer om Regeringens förslag.
Har du inte redan börjat arbeta med att digitalisera din redovisning så är det definitivt hög tid att göra det nu då det finns både tid och pengar att spara på det. En digitaliserad redovisning öppnar också upp möjligheten för att använda mer digitala verktyg så som tolkningsfunktioner, AI och integrationer mellan system.
Är du nyfiken på att höra mer om hur vi jobbar eller sätta igång med att digitalisera din redovisning? Tveka inte att höra av dig till oss på Åhnberg & Partners!
